1. Quién trata sus datos
SOLUTACSE, empresa domiciliada en Ecuador y desarrolladora de la plataforma Registium, es la responsable de esta aplicación y de la infraestructura que la soporta.
Correo de contacto para asuntos de privacidad: info@registium.online
2. Qué es Registium Scanner
Registium Scanner es una herramienta profesional de uso interno para las empresas que exponen en una feria o congreso. Permite al personal del stand escanear el código QR del pase de un visitante para registrar su contacto, tomar notas, aplicarle una encuesta breve y exportar todo al finalizar el evento.
No es una aplicación dirigida al público general: para usarla hace falta una cuenta creada por el organizador del evento o por la empresa expositora.
3. Roles: quién decide sobre cada dato
Esta distinción es importante porque en la aplicación conviven dos tipos de datos con responsables distintos:
- Datos de la cuenta de la persona que usa la app (el personal del expositor). Aquí SOLUTACSE actúa como responsable del tratamiento.
- Datos de los visitantes escaneados. Aquí quien decide para qué se usan es la empresa expositora y el organizador del evento, que actúan como responsables. SOLUTACSE actúa únicamente como encargado del tratamiento: guarda y transmite esos datos siguiendo sus instrucciones, y no los usa para fines propios.
Dicho de forma sencilla: los contactos que usted captura en su stand son suyos, no nuestros. Nosotros los custodiamos para que usted pueda consultarlos y exportarlos, y no los utilizamos para ningún propósito propio.
4. Datos que tratamos
4.1 Datos de la cuenta de usuario
| Dato | Origen | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre y correo electrónico | Cuenta creada por el organizador o el expositor | Sí |
| Credenciales de acceso | Introducidas al iniciar sesión | Sí |
| Feria o evento asignado | Configuración del organizador | Sí |
4.2 Datos de los visitantes escaneados
Al escanear el código QR del pase de un visitante, la aplicación recupera del sistema del evento los datos que ese visitante entregó al registrarse:
- Nombre
- Correo electrónico
- Teléfono
- Empresa y cargo
- Ciudad y país
- Notas que el expositor escriba sobre la conversación
- Respuestas a la encuesta que el expositor haya configurado, si la usa
La aplicación no extrae datos del teléfono del visitante ni accede a su dispositivo: únicamente lee el identificador contenido en su código QR y consulta con él los datos que ya existen en el sistema del evento.
4.3 Datos técnicos del dispositivo
- Identificador de dispositivo. La aplicación genera un identificador aleatorio la primera vez que se abre y lo guarda cifrado en el propio teléfono. No es el identificador publicitario de Android, ni el IMEI, ni ningún número de serie del equipo, y no permite rastrear a la persona fuera de Registium. Sirve para una sola cosa: garantizar que una licencia de escáner se use en un dispositivo a la vez.
- Etiqueta del dispositivo (marca, modelo y versión de Android). Se muestra al organizador para que reconozca qué equipos tiene activos y pueda liberarlos.
4.4 Fotografía de comprobante de pago
Si la empresa expositora contrata licencias adicionales de escáner y elige pagar por transferencia, la aplicación le ofrece adjuntar una fotografía del comprobante, tomada con la cámara o elegida de la galería. Es opcional: se puede continuar sin adjuntarla. La imagen se envía al sistema de Registium únicamente como respaldo de ese pago.
4.5 Lo que NO hacemos
La aplicación no incorpora ningún componente de analítica, publicidad, redes sociales ni rastreo de terceros. No hay Google Analytics, ni Firebase, ni SDK publicitarios, ni píxeles de seguimiento. No recopilamos su ubicación, ni sus contactos, ni su historial de navegación, ni el listado de aplicaciones instaladas.
Nunca vendemos datos personales ni los cedemos a terceros con fines comerciales o publicitarios.
5. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: autenticar al usuario, validar los pases escaneados y registrar los contactos capturados en su stand.
- Sincronizar sin conexión: cuando no hay internet en el pabellón, los escaneos se guardan en el teléfono y se envían al servidor al recuperarse la señal, para que no se pierda ningún contacto.
- Entregarle sus resultados: permitirle consultar, filtrar y exportar a Excel los contactos capturados.
- Controlar las licencias: verificar cuántos escáneres tiene activos la empresa expositora y en qué dispositivos.
- Gestionar pagos de las licencias adicionales que la empresa contrate.
- Soporte y seguridad: atender incidencias y detectar usos indebidos de las cuentas.
6. Base legal del tratamiento
El tratamiento se sustenta en la ejecución del contrato entre SOLUTACSE, el organizador del evento y la empresa expositora, y en el consentimiento que el visitante otorga al registrarse en el evento, momento en el que se le informa que sus datos podrán ser compartidos con los expositores cuyo stand visite y a quienes autorice el escaneo de su pase.
Es responsabilidad del organizador del evento recabar ese consentimiento e informar al visitante en el formulario de registro. SOLUTACSE pone a disposición los medios técnicos para ello.
7. Permisos que solicita la aplicación
| Permiso | Para qué | Se puede negar |
|---|---|---|
| Cámara | Leer el código QR del pase del visitante y, opcionalmente, fotografiar un comprobante de pago. | Sí, pero sin él no es posible escanear. |
| Fotos y archivos | Elegir de la galería la imagen de un comprobante de pago, y guardar el archivo Excel que usted exporte. | Sí. Solo se usa cuando usted lo inicia. |
La aplicación no solicita permisos de ubicación, micrófono, contactos, calendario ni SMS.
8. Con quién se comparten
Los contactos capturados en un stand son visibles únicamente para:
- La empresa expositora propietaria de ese stand y el personal que ella misma haya autorizado.
- El organizador del evento, en la medida en que su rol de administrador de la feria lo requiera.
Un expositor nunca ve los contactos de otro expositor.
Como proveedor de infraestructura utilizamos un servicio de alojamiento en servidor privado, que actúa como subencargado y no accede al contenido de los datos. Fuera de eso, no compartimos datos con terceros, salvo requerimiento de autoridad competente conforme a la ley.
9. Dónde se guardan y por cuánto tiempo
Los datos se alojan en servidores contratados por SOLUTACSE y se transmiten siempre cifrados mediante HTTPS.
Los contactos de un evento se conservan mientras la cuenta del expositor u organizador permanezca activa, o hasta que el responsable de esos datos solicite su eliminación. La cola de escaneos pendientes que se guarda en el teléfono se borra en cuanto se sincroniza correctamente con el servidor; al desinstalar la aplicación se elimina todo lo que quede almacenado localmente.
10. Seguridad
- Toda comunicación con el servidor viaja cifrada mediante HTTPS.
- El token de sesión y el identificador de dispositivo se guardan en el almacenamiento seguro del sistema operativo (Keystore en Android), no en texto plano.
- El acceso está restringido por cuenta, por evento y por dispositivo.
- Se realizan copias de seguridad cifradas de la información del evento.
Ninguna medida de seguridad es infalible. Si detectamos una brecha que afecte a datos personales, actuaremos conforme a la normativa aplicable y notificaremos a los responsables afectados.
11. Sus derechos y cómo ejercerlos
De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, usted tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, solicitar su eliminación, oponerse al tratamiento, solicitar la portabilidad y, cuando corresponda, revocar el consentimiento otorgado.
Para ejercerlos, escriba a info@registium.online indicando cuál derecho desea ejercer y adjuntando una copia de su documento de identidad, de modo que podamos verificar quién es. Responderemos dentro de los plazos que establece la ley.
Si usted es un visitante de una feria y quiere que un expositor concreto elimine los datos que obtuvo al escanear su pase, la vía más directa es solicitárselo a ese expositor o al organizador del evento, que son quienes deciden sobre esos datos. Si no obtiene respuesta, escríbanos y le ayudamos a canalizar la solicitud.
12. Menores de edad
Registium Scanner es una herramienta de uso profesional y no está dirigida a menores de edad. No recopilamos deliberadamente datos de menores. Si detectamos que se registraron datos de un menor sin autorización de su representante legal, los eliminaremos.
13. Cambios en esta política
Si modificamos esta política, actualizaremos la fecha que aparece al inicio y publicaremos la nueva versión en esta misma dirección. Cuando el cambio sea sustancial, lo comunicaremos además dentro de la aplicación o por correo electrónico.
14. Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos:
- Correo: info@registium.online
- Sitio web: www.registium.online